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Newsletter Versand: Bester Zeitpunkt, Wochentag und rechtliche Aspekte

04 Dez 2017
·
von Sabrina Blazek
Newsletter Versand - Wochentag und Uhrzeit

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Welche Zeit ist die beste für den Versand eines Newsletters? Welcher Wochentag? Und was muss ich beim Versand beachten, um mich rechtlich abzusichern? Im vierten und letzten Artikel unserer Serie zum Thema Newsletter befassen wir uns mit diesen Themen, die neben der Öffnungsrate auch die wahrgenommene Professionalität eines Unternehmens und dessen Sicherheit vor rechtlichen Problemen beeinflussen.

Allgemeine Regeln für den Versandzeitpunkt von Newslettern

Generell gilt, dass Newsletter kurz nach deren Versand den stärkst möglichen Zuspruch erhalten, da die Information zu diesem Zeitpunkt am frischesten ist. Außerdem ist die Öffnungsrate davon abhängig, wieviel Konkurrenz der Aussendung zu Teil wird - schicken alle Mitbewerber zum selben Zeitpunkt ihre Newsletter aus, füllt sich das Postfach des Empfängers und die Chance darauf, geöffnet zu werden, sinkt für alle Nachrichten.

Den EINEN besten Tag oder die EINE beste Uhrzeit gibt es leider nicht. Doch es gibt mehrere Aspekte, die man beachten kann, um sich dem aktuell besten Zeitpunkt anzunähern. Darin liegt auch schon ein wichtiger Hinweis - der Zeitpunkt, der momentan erfolgsversprechend scheint, kann sich in Zukunft verändern; eine regelmäßige Überprüfung des gewählten Versandzeitpunkts und Tests zu unterschiedlichen Zeitpunkten sind daher definitiv zu empfehlen.

Zunächst hängt der optimale Versandzeitpunkt eines Newsletters von der Zielgruppe ab. Eine erste, grobe Unterscheidung lässt sich dadurch treffen, ob es sich bei den Empfängern um End- (B2C) oder Geschäftskunden (B2B) handelt. Geschäftskunden erreicht man üblicherweise während der Bürozeiten am besten, Privatpersonen lesen ihre E-Mails hingegen meist lieber abends und am Wochenende.

Bester Versandtag und optimale Versandzeit für B2B Newsletter

Soweit die erste, grobe Einordnung. Nun geht es ans "Finetuning" - welchen Wochentag wähle ich für meine B2B Newsletter und welche Tageszeit strebe ich am gewählten Tag an? Zwei Kandidaten fallen in der Logik als nächstes weg - der üblicherweise stressige Montagmorgen, an dem das Postfach womöglich ohnehin schon übergeht, und ihm bezüglich Stresspegel oft um nichts nachstehende Freitagnachmittag, wo nur die wichtigsten Aufgaben noch schnell vor dem Wochenende erledigt werden.

Hier gilt es, zu bedenken, welche die üblichen Geschäftszeiten der Zielgruppe sind und wie der Tages- und Wochenablauf generell etwa aussehen könnten. Handelt es sich um Hotelangestellte, die üblicherweise um 9 Uhr beim Morgenmeeting sind und danach mit einer umfangreichen To Do Liste in ihre Büros einkehren, kann es gut sein, dass der Newsletterversand am Nachmittag Vorteile bringt, wenn etwas Ruhe eingekehrt ist. Beschickt man hingegen Mitarbeiter von Reisebüros, kann auch der Samstag ein Öffnungstag sein - für Reisebüro UND Newsletter.

Versandzeitpunkt für B2C Newsletter optimal wählen

Wie oben erläutert, werden B2C Newsletter gerne abends und am Wochenende konsumiert. Doch auch vor dem Beginn des Arbeitstages lassen sich gute Öffnungsraten erzielen. Die Klickraten liegen hingegen abends höher. Der Versandzeitpunkt sollte also auch davon abhängig gemacht werden, was man mit dem Newsletter bezweckt.

Nähere Auskünfte kann auch die eigene Websitestatistik geben - die Zeiten, zu denen die Website am stärksten frequentiert wird, sind oftmals auch jene, zu denen die (potenziellen) Kunden ihre E-Mails abrufen. Nicht zuletzt kann beobachtet werden, wann Mitbewerber ihre Newsletter verschicken - man kann dann entweder versuchen, ihnen zuvor zu kommen oder sich bewusst davon abheben.

Sonstige Einflussfaktoren auf die Newsletter Öffnungsrate

Weitere Einflussfaktoren können allgemeiner Natur sein (z.B. das Wetter - an einem sonnigen Sonntag checken weniger Leute ihre E-Mails als an einem verregneten) aber auch sehr speziell, z.B. branchenbezogen (findet gerade die wichtigste Branchenmesse des Jahres statt, ist der zeitgleiche Versand eines Newsletters denkbar ungünstig, da sich die meisten Empfänger auf der Messe befinden und die anderen damit beschäftigt sein werden, für Ihre Kollegen einzuspringen). Denn, wie der österreichische Schriftsteller Franz Werfel es treffend auf den Punkt brachte: Zwischen zu früh und zu spät liegt immer nur ein Augenblick.

"Perfektes Timing für Ihren #Newsletter: Zwischen zu früh und zu spät liegt immer nur ein Augenblick"

Häufigkeit von Newslettern

"Sprich, wenn du etwas zu sagen hast" - so eine Grundregel im Online Marketing. Jede Woche am selben Tag verkrampft um Inhalte zu ringen, mit denen der Newsletter gefüllt werden könnte, ist ebenso wenig zielführend wie eine einzige, umfangreiche E-Mail Nachricht pro Monat, in die alles hinein "gestopft" wird, was sich seit der letzten Aussendung ereignet hat.

Mehr ist in beiden Fällen nicht immer mehr. Wie schon bei der Wahl des Versandzeitpunkts kommt es auch bei der Entscheidung, wie häufig ein Newsletter versandt werden soll, auf die Zielgruppe und deren Verhalten an. Anstatt pauschale Richtlinien zu recherchieren, findet man selbst am besten heraus, welche Frequenz von den eigenen Empfängern am besten wahrgenommen wird. Testen Sie unterschiedliche Abstände zwischen Newsletter Aussendungen und beobachten Sie Öffnungs-, Klick- und Abmelderate. Und wer die Kurvendiskussion aus Schulzeiten vermisst, kann sich auch darin versuchen, die optimale Newsletter-Frequenz auszurechnen!

Rechtliche Aspekte des Newsletter Versands - Einverständnis und Impressum

Nun haben wir uns in den vergangenen Wochen darum bemüht, dass unsere Newsletter geöffnet und konsumiert werden. Über alle inhaltlichen und gestalterischen Bemühungen darf jedoch nicht vergessen werden, dass auch rechtliche Rahmenbedingungen (konkret das österreichische Telekommunikationsgesetz) einzuhalten sind, wenn es um den Versand von Newslettern geht.

Zunächst wird das Einverständnis des Empfängers für den Erhalt des Newsletters benötigt. Diese kann auf mehrerlei Art erfolgen:

  • Brief an den Empfänger
  • Zustimmung durch persönlichen Kontakt
  • Zustimmung über AGBs
  • regelmäßiger Kontakt in aufrechter Geschäftsbeziehung
  • Zustimmung, die vom Empfänger ausgeht

Letztere wird optimalerweise mittels Double Opt-In Verfahren abgesichert. Dabei folgt auf die Registrierung eines Users zum Empfang des Newsletters eine neutrale (d.h. werbefreie) E-Mail Nachricht mit einem Link. Erst durch den Klick auf diesen Link wird die Anmeldung abgeschlossen. So lässt sich sicherstellen (und für allfällige Dokumentationszwecke speichern), dass kein Dritter die Anmeldung vorgenommen hat, sondern tatsächlich der E-Mail Empfänger selbst. Per Telefon, Fax oder E-Mail darf übrigens kein durch den Absender initiierter Erstkontakt stattfinden.

Das Einverständnis zum Erhalt von Newslettern muss jederzeit widerrufen werden können, weshalb es sich anbietet, in jedem Newsletter eine Möglichkeit zur Abmeldung anzuführen. Außerdem ist zu beachten, ob der Empfänger nicht in der ECG-(E-Commerce-Gesetz-)Liste der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR-GmbH) eingetragen ist. Wie die aktuelle Liste abgerufen werden kann, lesen Sie auf der RTR Website. Rechtlich nicht zwingend erforderlich, jedoch oftmals eine Unterstützung für die Glaubwürdigkeit, ist eine kurze Erinnerung, warum der Empfänger den Newsletter erhält (z.B. "Sie erhalten diese Nachricht, weil Sie sich auf der XY Website für den Newsletter angemeldet haben.").

Zuletzt muss auch die Identität des Absenders klar dargestellt werden. Es ist daher ein Impressum anzuführen, aus dem folgende Informationen hervorgehen:

  • Name des Unternehmens/Absenders
  • Rechtsform
  • Anschrift
  • Firmenbuchnummer
  • Firmenbuchgericht
  • Kontaktdaten

Wie die mit 25. Mai 2018 in Kraft tretende EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Österreich in nationales Gesetz umgesetzt wird und welche Veränderungen sich daraus ergeben, bleibt noch abzuwarten. Für Cookies und Online-Direktwerbung (z.B. E-Mail-Newsletter) wird es jedenfalls eine eigene Datenschutz-Verordnung elektronische Kommunikation (E-DSVO) geben, über deren Auswirkungen auf die Geschäftspraxis wir demnächst berichten werden. Bis zum Inkrafttreten der DSGVO gelten weiterhin die Bestimmungen des Telekommunikationsgesetzes (TKG).

 

Sind Sie schon Newsletter-Profi? Hier nochmals unsere bisherigen Artikel zum Thema im Überblick:

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